Slovo digitalizace zní jako velký, drahý a nekonečný projekt, do kterého se malé firmě nechce. Ve skutečnosti jde o obyčejnou věc, přestat ručně dělat to, co za vás zvládne nástroj. Nemusíte předělávat celou firmu naráz. Stačí začít u jednoho procesu, který vás nejvíc zdržuje.

Tento článek vám ukáže, co digitalizace firmy reálně znamená, kde začít, které procesy se digitalizují nejčastěji a jak k tomu přistoupit po krocích, aniž byste se pustili do zbytečně velkého projektu.

Co je digitalizace firmy (a co není)

Digitalizace firmy je převádění ruční práce a papírů do nástrojů, které data hlídají za vás, mají je na jednom místě a ušetří přepisování. Není to o tom koupit drahý systém a přizpůsobit se mu. Není to ani o tom digitalizovat všechno naráz.

Dobrá digitalizace je nenápadná. Nepřevrátí vám firmu vzhůru nohama, jen postupně ubere z každého dne kousek zbytečné rutiny. Cílem není mít nejmodernější technologie, ale mít víc času a menší chybovost.

Kde můžete začít

Nejčastější chyba je chtít zdigitalizovat celou firmu jedním velkým projektem. Je to drahé, dlouhé a většinou to skončí zklamáním. Funguje pravý opak: vybrat jeden proces, který vás nejvíc bolí, a u něj začít.

Poznáte ho snadno. Je to ta věc, kterou děláte pořád dokola ručně, u které nejčastěji vznikají chyby, nebo o které ví jen jeden člověk. Když ji vyřešíte, hned ucítíte úlevu, a získáte důvěru pustit se do dalšího kroku.

Které procesy firmy digitalizují nejčastěji

Skoro vždy jde o obyčejné věci, které dnes žijí v Excelu, e-mailu nebo v hlavě:

• Evidence zakázek od poptávky po fakturaci.
• Sklad a materiál, co je skladem a co dochází.
• Docházka a výkazy práce.
• Kalkulace a nabídky.
• Interní komunikace a sdílení dokumentů na jednom místě.

Podle toho, co řešíte, může být řešením aplikace na míru pro jeden konkrétní proces, nebo intranet, který víc věcí spojí na jedno místo.

Jak digitalizaci provést krok za krokem

Osvědčený postup je jednoduchý a nemusíte u něj být technik:

1. Zmapujte, jak proces děláte dnes. Napište si kroky tak, jak reálně probíhají. Většina zlepšení se ukáže už tady.

2. Vyberte jeden proces. Ten nejbolavější. Zbytek počká.

3. Rozhodněte, koupit, nebo postavit. Pokud hotový software pokryje, co potřebujete, berte ho. Když vás tlačí do procesu, který vám nesedí, vyplatí se řešení na míru. Rozebíráme to v článku Krabicové řešení, nebo systém na míru?

4. Nasaďte a změřte. Ušetřilo to čas? Ubylo chyb? Podle toho poznáte, jestli jít dál.

5. Přidejte další krok. Teprve když první funguje. Časem můžete část rutiny nechat na AI automatizaci.

Kdy to zatím neřešit

Aby to bylo poctivé: ne všechno se musí digitalizovat. Když proces děláte párkrát měsíčně a papír nebo tabulka na to stačí, nechte to být. Když zrovna nemáte kapacitu zavést změnu do provozu, počkejte, uspěchaná digitalizace nasazená bez lidí uvnitř většinou skončí v šuplíku. Digitalizace má sloužit firmě, ne být cíl sama o sobě.

Jak to děláme my v Sociya

Nezačínáme velkým projektem, ale tím nejbolavějším procesem, ať výsledek ucítíte rychle. Programujeme řešení na míru, protože nechceme jen lepit šablony. Dále si vše hostujeme na vlastní infrastruktuře, což pro vás znamená, že máme data na jednom místě a řešení umíme průběžně rozšiřovat a škálovat s Vámi. Stejnou technologii používáme i u sebe, takže neprodáváme nic, co bychom sami nepoužívali. Digitalizace firmy je jádro interního systému na míru a součást interního digitálu, tedy toho, díky čemu firma šlape bez zbytečné dřiny.

Nevíte, kterým procesem začít? Ozvěte se na nezávaznou konzultaci. Projdeme to spolu a řekneme na rovinu, co má smysl digitalizovat teď a co počká.